Project Cost Budgeting
Bagaimana melakukan budgeting sebuah proyek?
Pada dasarnya ada dua pendekatan untuk menentukan anggaran proyek, yaitu Top Down Determination (TDD) atau Activity Based Budgeting (ABB). Untuk proyek-proyek berskala besar seperti proyek Engineering-Procurement-Construction (EPC) umumnya dilakukan dengan Top Down Determination. Sedangkan untuk proyek-proyek yang ukurannya lebih kecil biasanya dapat dilakukan dengan melakukan estimasi biaya tiap aktivitas, misalnya biaya aktivitas penggalian, aktivitas pengurukan, pemasangan kabel, dsb. Umumnya ini dapat dilakukan oleh seorang Cost Estimator. Tetapi untuk skala proyek besar, ABB mungkin dapat dilakukan setelah TDD dilakukan.
Top Down Determination ini dilakukan dengan serangkaian Project Feasibility Study, atau studi kelayakan ekonomis dari sebuah proyek. Kenapa dari Feasibility Study? Ya, karena dengan feasibility study kita bisa memperkirakan nilai biaya proyek dengan lamanya Break Even Point. Sebagai contoh misalnya Proyek Pembangunan Pabrik Baja, berapa nilai ekonomisnya untuk mencapai BEP dalam jangka waktu 5 tahun?
Nilai TDD merupakan nilai taksasi yang tingkat akurasinya mungkin masih mencapai 30%, karena nilai tersebut umumnya diperoleh dari nilai Best Practice, Estimasi Para Insiyur, atau dari Biaya berdasarkan pengalaman proyek lain yang kurang lebih sama. Nilai akurasi tersebut semakin tinggi dengan dibukanya kesempatan bagi kontraktor untuk penawaran harga. Setelah nilai penawaran ini dinegosiasi dan disepakati dalam sebuah perjanjian. Nilai ini sering disebut dengan nilai Commited Cost. Nilai Commited Cost inilah kemudian yang dijadikan nilai Estimasi Project Budget, dan pasti nilai lebih akurat karena sudah ada perjanjian yang mengikat. Nilai ini bisa meleset apabila proses seleksi Kontraktor/Vendor tidak dilakukan dengan baik, sehingga kemungkinan pekerjaan tidak diselesaikan dengan baik juga tinggi, tapi hal itu lebih dapat diatur sehingga seharusnya akurasi nilai estimasi berdasarkan nilai Commited Cost sudah lebih tinggi.
Pendekatan kedua untuk Project Cost Budgeting adalah dengan melakukan Activity Based Budgeting (ABB), istilah ini saya pergunakan sebagai kebalikan dari Activity Based Costing (ABC) yang sering digunakan dalam Forecasting atau penyusunan Pro-Forma Laporan Keuangan. Pada dasarnya di dalam pembiayaan, ada lagi dua cara membedakan biaya yaitu Direct dan Indirect Cost. Direct Cost adalah biaya yang langsung dapat dibebankan ke satu aktivitas, tetapi Indirect Cost tidak bisa. Contoh Indirect Cost adalah biaya perjalanan dinas untuk meeting proyek tidak dapat dibebankan kepada biaya pengadaan barang. Atau biaya air minum, kopi, gula, dsb yang ada di kantor proyek. Walaupun demikian, dengan kombinasi Work Breakdown Structure dan Organization Breakdown Structure setiap anggaran apapun dapat dibuat menjadi Direct, dengan mengacu pada divisi organisasi yang mengajukan budget. Kombinasi ini biasanya disusun dalam sebuah Cost Breakdown Structure (CBS). Nilai dalam CBS inilah yang disebut dengan Estimasi Project Budget.