Membuat Perencanaan Waktu Proyek

Posted by apapunditulis on Minggu, 29 November 2009 , under |



Didalam manajemen proyek, dasar utama dari perencanaan waktu ialah Work Breakdown Structure (WBS). WBS ini merupakan detail aktivitas dari sebuah proyek. Sebagai contoh apabila proyek itu merupakan proyek Event Organizer, maka detail aktivitas itu misalnya pemilihan warna undangan, pemilihan jenis tulisan, pemilihan model gambar denah, pemilihan jenis kertas, pemilihan jenis dan merk tinta cetak, jumlah cetakan dan kop amplop merupakan bagian dari sub-proyek Pembuatan Kartu Undangan. Detail pekerjaan tersebut dapat dikatakan WBS, dan untuk project EO ada banyak lagi sub-proyek yang harus didetailkan.

Dari detail aktivitas proyek atau selanjutnya disebut WBS, ditentukan waktu pekerjaan dari tiap-tiap aktivitas. Apabila waktu tersebut dibuat dalam bentuk diagram batang, maka akan terbentuk sebuah grafik yang disebut dengan Gantt Chart. Ini merupakan diagram perencanaan waktu proyek yang paling sederhana dan paling mudah untuk dimengerti. Contoh Gantt Chart adalah seperti berikut http://albertoaden.files.wordpress.com/2009/03/gantt_chart.gif

Untuk kepentingan kontrol proyek, maka aktivitas-aktivitas dalam waktu proyek tersebut seharusnya saling berkaitan. Sehingga apabila aktivitas yang satu terlambat mungkin akan mempengaruhi aktivitas berikutnya. Sebagai contoh apabila pemilihan warna undangan belum selesai maka pemilihan jenis dan merk tinta cetak juga belum dapat dimulai. Nah inilah yang dinamakan dengan hubungan antar aktivitas. Faktor ini sangat penting untuk dianalisis. Metoda untuk menganalisis hubungan ini disebut dengan Critical Path Method (CPM). Contoh CPM: http://www.ifm.eng.cam.ac.uk/dstools/gif/CritPathAn.gif




Project Cost Budgeting

Posted by apapunditulis on Sabtu, 28 November 2009 , under |



Bagaimana melakukan budgeting sebuah proyek?
Pada dasarnya ada dua pendekatan untuk menentukan anggaran proyek, yaitu Top Down Determination (TDD) atau Activity Based Budgeting (ABB). Untuk proyek-proyek berskala besar seperti proyek Engineering-Procurement-Construction (EPC) umumnya dilakukan dengan Top Down Determination. Sedangkan untuk proyek-proyek yang ukurannya lebih kecil biasanya dapat dilakukan dengan melakukan estimasi biaya tiap aktivitas, misalnya biaya aktivitas penggalian, aktivitas pengurukan, pemasangan kabel, dsb. Umumnya ini dapat dilakukan oleh seorang Cost Estimator. Tetapi untuk skala proyek besar, ABB mungkin dapat dilakukan setelah TDD dilakukan.

Top Down Determination ini dilakukan dengan serangkaian Project Feasibility Study, atau studi kelayakan ekonomis dari sebuah proyek. Kenapa dari Feasibility Study? Ya, karena dengan feasibility study kita bisa memperkirakan nilai biaya proyek dengan lamanya Break Even Point. Sebagai contoh misalnya Proyek Pembangunan Pabrik Baja, berapa nilai ekonomisnya untuk mencapai BEP dalam jangka waktu 5 tahun?

Nilai TDD merupakan nilai taksasi yang tingkat akurasinya mungkin masih mencapai 30%, karena nilai tersebut umumnya diperoleh dari nilai Best Practice, Estimasi Para Insiyur, atau dari Biaya berdasarkan pengalaman proyek lain yang kurang lebih sama. Nilai akurasi tersebut semakin tinggi dengan dibukanya kesempatan bagi kontraktor untuk penawaran harga. Setelah nilai penawaran ini dinegosiasi dan disepakati dalam sebuah perjanjian. Nilai ini sering disebut dengan nilai Commited Cost. Nilai Commited Cost inilah kemudian yang dijadikan nilai Estimasi Project Budget, dan pasti nilai lebih akurat karena sudah ada perjanjian yang mengikat. Nilai ini bisa meleset apabila proses seleksi Kontraktor/Vendor tidak dilakukan dengan baik, sehingga kemungkinan pekerjaan tidak diselesaikan dengan baik juga tinggi, tapi hal itu lebih dapat diatur sehingga seharusnya akurasi nilai estimasi berdasarkan nilai Commited Cost sudah lebih tinggi.

Pendekatan kedua untuk Project Cost Budgeting adalah dengan melakukan Activity Based Budgeting (ABB), istilah ini saya pergunakan sebagai kebalikan dari Activity Based Costing (ABC) yang sering digunakan dalam Forecasting atau penyusunan Pro-Forma Laporan Keuangan. Pada dasarnya di dalam pembiayaan, ada lagi dua cara membedakan biaya yaitu Direct dan Indirect Cost. Direct Cost adalah biaya yang langsung dapat dibebankan ke satu aktivitas, tetapi Indirect Cost tidak bisa. Contoh Indirect Cost adalah biaya perjalanan dinas untuk meeting proyek tidak dapat dibebankan kepada biaya pengadaan barang. Atau biaya air minum, kopi, gula, dsb yang ada di kantor proyek. Walaupun demikian, dengan kombinasi Work Breakdown Structure dan Organization Breakdown Structure setiap anggaran apapun dapat dibuat menjadi Direct, dengan mengacu pada divisi organisasi yang mengajukan budget. Kombinasi ini biasanya disusun dalam sebuah Cost Breakdown Structure (CBS). Nilai dalam CBS inilah yang disebut dengan Estimasi Project Budget.

Planning

Posted by apapunditulis on Jumat, 27 November 2009 , under |



"Planning is the parameter for success, Without planning it is hard to achieve success. If you fail to plan you plan to fail"

Dalam Project Management, bagian Planning sesungguhnya merupakan bagian tersulit. Riset membuktikan bahwa 60% resiko dari seluruh aktivitas proyek berada di perencanaan. Contoh nyata dari perencanaan yang salah adalah waktu yang tidak bisa tercapai sesuai rencana dan pengeluaran yang lebih besar dari anggaran (budget).

Ada beberapa pendekatan yang dilakukan dalam melakukan planning:
1. Best Practice; sebagai dasar perhitungan yang kasar. Ini bisa berupa waktu, biaya, kualitas maupun resiko.
2. Engineer's estimation; tenaga ahli yang berkompeten dan berpengalaman dapat memperkirakan waktu, biaya, kualitas maupun resiko.
3. Master plan; Penyusunan item-item pekerjaan yang makro
4. Detail Engineering Design; Dalam tahap ini Master Plan dibuat dalam bentuk lebih detail
5. Work Breakdown Structure; Ini merupakan standard yang biasanya digunakan dalam Perencanaan Proyek yang membutuhkan akurasi monitoring dan akurasi kontrol.

Sering kali praktisi Manajemen Proyek mengabaikan sebuah planning, dan akhirnya terseret-seret sewaktu mengerjakan proyek. Memperbaiki planning di tengah perjalanan proyek merupakan hal yang wajar apabila frekuensi-nya tidak banyak, akan tetapi perbaikan itu dilakukan terus-menerus maka dapat dipastikan bahwa perencanaan proyek tersebut tidak dilaksanakan dengan baik.

Pada dasarnya Program Kerja juga merupakan Proyek, karena sifatnya sama: terbatas dari segi waktu, terbatas dari segi resources (waktu, dana, manusia). Oleh karena itu perencanaan Program Kerja yang baik juga sebaiknya menggunakan kaidah-kaidah Manajemen Proyek. Dan inilah yang menyebabkan para pengambil keputusan dari berbagai bidang sangat tertarik untuk mempelajari Manajemen Proyek, karena pengertian orang mengenai proyek itu adalah hal-hal yang teknis kini sudah mulai bergeser. Bahkan kini disadari bahwa product launching itu pun merupakan sebuah proyek; karena hal tersebut memiliki waktu yang terbatas, dengan target yang spesifik dan dana yang terbatas.

merancang sebuah pengembangan bisnis untuk masyarakat

Posted by apapunditulis on Senin, 16 November 2009 , under |



Merancang sebuah pengembangan bisnis untuk masyarakat adalah strategic management dan project management. Disebut strategic kalau hal itu dimulai dari tataran konsep dan belum pernah dijalankan, dan disebut project management kalau hal tersebut sudah siap untuk dijalankan.


Ini adalah pekerjaan baruku di tempat kerja yang baru. Merancang pengembangan bisnis untuk masyarakat di sekitar Batang Toru, Tapanuli Selatan. Belajar dari pentingnya sebuah riset, hal itu sangat terasa waktu aku berpikir dan mempunyai tugas untuk menggunakan riset sebaik mungkin. Tanpa data sekunder yang lengkap sangat sulit untuk memperkirakan potensi yang seharusnya dikembangkan di daerah tersebut. Beberapa data yang pasti akan sangat berguna adalah Posisi Geografis, Demografi, Data Sosial-ekonomi, Data Industri, dan hasil-hasil survey lainnya. Data ini akan memberikan indikasi potensi dan kekurangan daerah serta berapa kira-kira capital market di daerah tersebut, terkait dengan buying powernya dan batas jumlah pembelinya.

Simple analysis kemudian bisa diterapkan terhadap data-data tersebut, dengan menggunakan rata-rata, tertinggi, terendah, jumlah, persentase, dsb. Apabila sudah dikelompokkan berdasarkan analisis tersebut barulah dianalisis kedalam SWOT analysis. Analisis tua yang masih berguna juga untuk mengajukan sebuah perencanaan.

Dari kedua analisis tersebut, kemudian ditentukan objectives dan focus strategy. Objectives itu misalnya pengembangan usaha tempe, fokus strateginya misalnya inkubator bisnis atau koperasi atau bantuan modal atau perluasan pasar, tergantung dari perkiraan capital market tadi.

Objectives dan Strategy tadi harus diperdalam lagi dengan menggunakan riset utama. Riset ini bisa menggunakan cara kualitatif, kuantitatif atau kombinasi keduanya. Hal ini diperlukan untuk memastikan objectives dan focus strategy yang lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sesudah membuat beberapa objectives dan focus strategy, kemudian ditentukan organisasi yang akan membantu pengembangan tersebut, dalam hal ini katakanlah perusahaan yang memiliki program CSR. Mungkin perusahaan tersebut dapat membuat foundation/yayasan yang akan membawahi beberapa institusi dibawahnya seperti Cooperatives, Business Incubator, Microfinance Institution dan Training Institution. Sesudah itu baru dibuat struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab masing-masing institusi tersebut termasuk juga yayasan dan perusahaan penyandang dana tersebut. Hal-hal diatas adalah bagian dari strategic management. Ini adalah cara perusahaan agar dapat beroperasi dengan baik di wilayah tersebut, umumnya perusahaan pertambangan atau perusahaan oil & gas. Itu juga merupakan tugas dan tanggung jawab perusahaan tersebut untuk mengembangkan usaha di wilayah tempat dia beroperasi, dan itu tertuang dalam kontrak karya dengan Pemerintah Republik Indonesia (di tempatku itu ada di Article 27).

Sesudah itu barulah dibuat Manajemen Proyek Pengembangan Bisnis Masyarakat. Bagaimana mengimplementasikan strategi dan objectives perusahaan agar terukur. Untuk pertama kali, foundation harus membuat:
  • Executive Summary (Project Integration)
  • Background of Programs and Data Analysis
  • Work Breakdown Structure
  • Organization Breakdown Structure
  • Project Schedule
  • Budget and Cost
  • Monitor and Control
  • Risk Management (exit strategy)
  • Business Process Plan
  • Standard Operation Procedures
  • Work Instructions
Foundation kemudian menginisiasi pendirian lembaga-lembaga bantuannya (koperasi, inkubator bisnis, dsb) dengan manajemen proyek seperti di atas. Apabila sudah berdiri, maka tiap-tiap lembaga tersebut harus membuat manajemen proyek mereka sendiri-sendiri, lalu dievaluasi oleh tim foundation yang diisi oleh para pakar finansial.

Masih banyak langkah-langkah yang harus dilakukan mudah-mudahan sempat untuk menuliskannya lagi di lain waktu.